【飲み会幹事】会社/職場での飲み会準備完全版!当日対応から挨拶、お礼メールまで

【飲み会幹事】会社/職場での飲み会準備完全版!当日対応から挨拶、お礼メールまで

飲み会の幹事を会社で押し付けられたとき。

そんな飲み会幹事の際に準備しておくことや、当日の対応事項について教えていきます。

 

飲み会の流れと目的を抑える

まず、今回の飲み会はなんのために行われるのかを把握しましょう。

例えば、誰かの昇進祝いや、異動、出産、結婚祝いなどの名目で行われることが多いです。

例えば結婚祝いであれば、祝われる人が気分よく飲み会を終われるよう配慮することが、幹事としての一番の仕事になります。

 

そのためにも、飲み会全体の流れをまずは把握しておきましょう。

(1)飲み会の日程調整と参加者確認。乾杯・締めのお願い

(2)飲み会会場と料理、ドリンク予約(主賓に好みを事前に確認)

(3)飲み会会場と会場へのルートを参加者へ周知

(4)当日会場レイアウト確認、ドリンク注文。時間になり次第、乾杯

(5)料理やドリンクの不足があれば注文。途中で帰る人の車手配。代行必要であれば予約。

(6)ビンゴゲームやプレゼントなど。精算も済ませておく。

(7)終了時間が近づき次第、締めと二次会の案内。(もしくは解散)

 

ざっくり書き出しただけでも、幹事の業務ってこのぐらいあります。

他にも、会場までの移動手段や、解散後の酔っぱらいの移動対応も必要です。

 

飲み会開催日の前日までに準備が必要なこと

まず、飲み会までに対応が必要なのは下記の事項です。

(1)飲み会の日程調整と参加者確認

(2)乾杯・締めのお願い

(3)飲み会会場と料理、ドリンクの事前予約。必要であればプレゼントも。

(4)飲み会会場と、会場へのルートを参加者へ周知。

順に詳しくお伝えしていきます。

前日までの対応事項 ①日程調整と参加者確認

その会社で行われている方法があれば、その方法に沿うのが一番です。

日程は、会社行事や繁忙期などを考えた上で、主賓と上位職者が参加可能な日程にしましょう。開催日まで時間があるようでしたら、複数の候補日を上げて、参加人数が多い日程で開催するのもよいでしょう。

 

参加者(出欠)確認については、全員が見られるところに出欠の用紙を置いておくか、excelなどで出欠表を作成し、共有フォルダに保管してメールで記入を依頼するなどして、納期を決めて出欠希望について記入してもらうのがよいでしょう。

ご参考までにですが、メール文・excel表は下記のようなものでよいかと思います。

◆メール例文

イトル:○○さんの送別会出欠の確認

本文: 皆様

    首記の件、○月○日付で、○○さんが○○課に異動することになりました。

    つきましては、送別会を行いたいと思いますので、

    別添のexcelシートに出席の可否を記入ください。

 

    よろしくお願いいたします

                              ○○(自分の名前)

小泉 純一郎さん送別会 出欠表
 日時:6月20日19:00~
 場所:居酒屋○○
※出席の場合は○、欠席の場合は×を記入ください
氏名 出欠
田中 角栄
伊藤 博文 ×
麻生 太郎

 

主賓には、好みの食べ物や飲み物、イタリアンかフレンチ、和食といったジャンルに加え、嫌いな食べ物まで事前にリサーチしておくと非常にお店選びが楽になります。

出席可能な日程確認も兼ね、主賓や周囲の人に事前に確認しておきましょう。

 

前日までの対応事項 ②乾杯と締めの依頼

基本的には、下記の方にご対応いただきます。

乾杯:参加者中で最上位の職位の方

締め:参加者中で上から2番目の職位の方

 

飲み会の日程調整を行うあたりで、事前にあいさつの依頼も行っておきましょう。

その際に、来賓の方(社外の方)がいらっしゃる場合には、その旨お知らせできるとスマートです。

 

前日までの対応事項 ③飲み会会場と料理、ドリンクの事前予約。必要であればプレゼントも。

会場は、飲み会の目的に合わせて選びます。

だいたい、1回あたりの送別会予算は東京、大阪などで3,500円ぐらい、地方の場合は3,000円程度です

 

ただ、職場によって異なることがありますので、前回はいくらぐらい費用がかかったか、前回の幹事に確認しておきましょう。

例えば退職者の送別会など、記念すべき会合の場合はプレゼントを用意するなどの調整が必要となる場合があります。

 

会場を予約できれば、あとは飲み放題のコースや料理を選びます。

ここでも、前回の飲み会ベースで決まったコースがあればそれを選びますが、

お決まりのコースがない場合は、大体の予算感を把握し、店に話しておきましょう。

 

ドリンクは基本的に飲み放題を選択し、生ビールがあるかどうかは確認しておきましょう。

たまに、発泡酒すらない店がありますので要注意です。

 

また、プレゼントの用意を要求される場合があります。

本人に確認してしまうのが一番確実な方法ですが、サプライズの場合はほかの方にプレゼントを上げる方の好みを確認しておきましょう。

状況にもよりますが、例えばデジタルフォトフレームなどは気軽にお渡しできるプレゼントです。

 

前日までの対応事項 ④飲み会会場とルートを参加者へ周知。

googleマップなどのリンク先を、メールで送付しましょう。

幹事は念のため、地図を複数枚印刷しておき、紙ベースで欲しい方の分を準備しておくと、求められた場合にさっと出せてスマートです。

 

当日の準備事項

飲み会当日に必要な対応はざっと下記の通りです。

(1)当日会場レイアウト確認、ドリンク注文。時間になり次第、乾杯

(2)料理やドリンクの不足があれば注文。途中で帰る人の車手配。代行必要であれば予約。

(3)ビンゴゲームやプレゼントなど。精算も済ませておく。

(4)終了時間が近づき次第、締めと二次会の案内。(もしくは解散)

ここまでくれば、気負う必要はありません。楽しみながら頑張りましょう。

 

当日の準備事項① 会場レイアウト確認、ドリンク注文。時間になり次第、乾杯

当日、会場には参加者より先に到着しておき、空調などの調整を行っておきましょう。

会場についた際、幹事がすでに到着しているパターンは問題ありませんが、参加者の到着が幹事より前になる場合は、ウェルカムドリンクなどを出せるよう手配しておくとなおよしです。

 

開始時間になりましたら、主賓や最上位職の方が到着している場合は、先に開始してしまいます。

周囲に「盛り上がってるところすみません(笑)では皆さんおそろいの様ですので、乾杯したいと思います。では○○さん、乾杯のあいさつをお願いします。」といった形で呼びかけましょう。

 

主賓が遅れる場合は待ちますが、乾杯挨拶を依頼していた人が遅れる場合は、代理を立てて先に始めることが多いです。

参加者のなかで、一番階級が高い人に「直前で申し訳ありませんが、○○さん遅れられるようですので、代わりにあいさつお願いできませんか?^^」と依頼してしまいましょう。

その際は、一応職場の直属の上司などに対応を確認しておくと間違いありません。

 

挨拶が終わり次第、「ではしばらくご歓談ください」と声掛けを。

カジュアルな職場数人での飲み会などでは必要ありません。

 

当日の準備事項② 料理やドリンクの不足があれば注文。途中で帰る人の車手配。代行が必要であれば予約。

料理や飲みものが不足していたり、特定のテーブルに偏ってしまう場合があります。

常に気を張っておき、どこかのドリンクが空けば取りまとめて注文しましょう。

 

また、代行やタクシーの手配が必要な場合があります。

事前に出欠の際に確認しておくか、各テーブルを回って必要数を確認しておくのがよいでしょう。

 

なお、タクシーや代行の会社にこだわりがある方もいらっしゃいますので、事前に確認しておく方がベターです。

 

当日の準備事項③ ビンゴゲームやプレゼントなど。精算も済ませておく。

当日の出し物対応がr場合は、時間に十分ゆとりを持って開催しましょう。

例えば飲み放題2.5時間コース(部屋3時間まで)でビンゴゲーム(所要時間30分)を行なう場合。

飲み会開始   …18:00

ビンゴゲーム開始…19:00

ビンゴゲーム終了…19:30

締め      …20:40

 

飲み放題の終了時刻から、かなり余裕を持った形でゲームと飲み会の終了時間を決めておきましょう。

挨拶や解散などにも、酔っている状況のため、時間がかかります。

 

また、出来れば飲み会開始から最初の一杯目を飲み終えた時点ぐらいで、精算も行っておきましょう。

最後の方になればなるほど、店も混雑する時間帯になってくることが多いです。

プレゼントを用意した場合は、お渡しする方まで事前に決めておくと良いですね。

 

当日の準備事項④ 終了時間が近づき次第、締めと二次会の案内。(もしくは解散)

終了時刻の20分前頃になりましたら、「宴もたけなわではございますが、ここでいったん中締めとさせていただきたいと思います。では、○○さんお願いします」と皆さんに周知しましょう。

呼びかけを行う際は、最低でも主賓と締めのあいさつを行っていただく方が席にいることを確認しておきます。

 

締めの前に、二次会があるのであれば、会場を押さえておかなければなりません。

事前に決まっていた場合は問題ありませんが、当日に決定する場合は近くの店を回り、席を確保しておかなければなりません。

解散となった場合は、タクシーや代行を呼んでおいた場合はそちらへ案内しましょう。

 

翌日の対応事項

飲み会に参加いただいた方がいらっしゃれば、「昨日はありがとうございました」と声をかけましょう。

思っていなくても「あなたのおかげで楽しめました」との意図を含めて伝えることで、今後の仕事がスムーズになります。

「昨日、○○対応頂いたおかげでスムーズに対応できました。ありがとうございました!」などとメールを送ってみても良いかもしれませんね。

 

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